Home » frontoffice
Uit ervaring weten wij, dat als je iedereen (collega’s, vrijwilligers, iedereen!) duidelijk en compleet informeert, dat vrijwel iedereen het zonder extra hulp in één keer snapt. Daarom hebben wij een tekst gemaakt die als basis kan dienen voor de eerste e-mail die jij jouw mensen stuurt om over TopRooster te vertellen. Je kunt die tekst natuurlijk zoveel aanpassen als je wilt, maar je bent dan in ieder geval duidelijk en compleet.
Stuur die eerste e-mail vanuit je eigen systeem en niet via TopRooster, want TopRooster kennen de mensen nog niet en dan zouden ze de e-mail als spam c.q. ongewenst kunnen kwalificeren. Als je hier klikt komt die basistekst in beeld zodat je hem kunt kopiëren.
Als je alle instellingen gewoon laat staan zoals ze al staan, dan gaat het prima met jouw rooster. Het is een keuze om er nu alvast mee aan de slag te gaan, of om dat later pas te doen. Maak je geen zorgen: waar je ook voor kiest, je kunt al die zaken ook later nog wijzigen en instellen.
Via Beheer, Blauwdrukken vind je tips en trucs om efficiënt te bouwen (die uitlegtekst staat daar bovenaan en die kun je met dat blauwe pijltje in- en uitklappen). Je kunt je weekrooster(s) vanuit daar supersnel doorkopiëren naar weken of maanden in je rooster. Als je het idee hebt dat deze stap je veel tijd kost, bel ons dan voor gratis ondersteuning, want dan kan het vast nog slimmer/efficiënter. Je kunt in 10 minuten het hele jaarrooster klaarzetten.Daarna kun je op datumniveau in Mijn TopRooster nog wijzigingen maken (zoals Dag- en Regel-informatie toevoegen en Dagen of Regels toevoegen of verwijderen), zodat ook alle ‘uitzonderingen’ (ten opzichte van de Blauwdruk) netjes in het rooster staan.
N.B.: Voordat je een Blauwdruk of weekrooster doorkopieert naar (een groot deel van) je rooster, is het handig te hebben besloten of je met Gebruikersgroepen gaat werken of niet. Lees bij ‘Service’ (je moet daarvoor zijn ingelogd) en dan bij ‘FAQ beheerders’ punt 6 ‘Waarom zou ik Gebruikersgroepen wel of juist niet gebruiken?’.
N.B.2: Bel ons en vraag ons altijd even – vlak voordat je je rooster gaat vullen met je blauwdrukweek/-weken – of wij er even naar willen kijken (onze support is gratis!). Het is namelijk belangrijk dat jouw blauwdruk op alle punten optimaal in elkaar zit, om te voorkomen dat je later met de hand elke week in je rooster moet nalopen om een wijziging alsnog door te voeren.
Iedereen die moet kunnen inloggen en/of ingeroosterd moet kunnen worden, moet aan het Overzicht gebruikers worden toegevoegd. Dat kan per gebruiker of met een eenvoudige import vanuit een Excel-sheet. Minimaal zijn een voornaam en een e-mailadres nodig. Een achternaam erbij is om diverse redenen erg handig. Maar ook informatie als woonadres, geboortedatum en bijvoorbeeld een noodtelefoonnummer (de lijst is onbeperkt!) kan handig zijn. Als je al die extra informatie direct al in de te importeren Excel-sheet zet, komt dat allemaal zonder moeite meteen mee naar TopRooster. Handig, want TopRooster kan daarmee jouw centrale plek zijn voor alles dat je rondom jouw mensen wilt registreren (je kunt overigens extra informatie ook altijd achteraf toevoegen, maar dan moet dat ‘met de hand’). Je kunt zelf zo’n Excel-sheet importeren, maar je kunt ook aan ons vragen dat voor je te doen (kosteloos en zonder verplichtingen uiteraard, ook tijdens de gratis proefperiode).