Veelgestelde vragen

TopRooster past zich op het kleine schermpje aan, zodat alles logisch en overzichtelijk in beeld komt. ‘Responsiveness’ heet dat. Het is dus niet zomaar een verkleining van wat u op een groot scherm ziet. We hebben een uitlegvideo gemaakt over hoe en waarom TopRooster er op uw smartphone anders uitziet. Bekijkt u die video vooral even, want als u begrijpt hoe wij het bedoeld hebben, als u het idee ervan doorziet, dan vindt u het wellicht erg handig. Zie voor deze en andere uitlegvideo’s.

Tip: Wat we in de video nog niet noemen (omdat het toen nog niet mogelijk was), is het volgende: bovenaan in de smartphone-weergave staat een knop ‘Alle kolommen’. Daarmee kunt u schakelen tussen ‘één kolom’ en ‘alle kolommen’ in beeld (en TopRooster onthoudt uw uiteindelijke keuze).

Ja hoor, dat kan. We hebben een video gemaakt waarin we laten zien hoe u een TopRooster-icoontje tussen de app-icoontjes op uw smartphone of tablet kunt plaatsen, zodat u met één tik in TopRooster zit, precies zoals u uw apps start. Zie voor deze en andere uitlegvideo’s.

Nee, maar die gaat er zeker komen, niet in de laatste plaats omdat het de specialiteit van onze hoofd-programmeur is om apps te bouwen, zowel voor de iPhone App Store als voor de Android Play Store. Het is nu overigens al zo dat TopRooster zich op het kleine schermpje van uw smartphone aanpast, zodat toch alles logisch en overzichtelijk in beeld komt.

Check alstublieft uw instellingen: staan de juiste vinkjes aan in uw account om e-mails te kunnen ontvangen? En als de Beheerder u in- of uitroostert en u krijgt alleen daarvan nooit een e-mail, vraag dan de Beheerder of hij of zij bij de Roosterinstellingen het vinkje wel heeft aanstaan bij Bij in- en uitroosteren door de beheerder bevestigings-e-mails versturen.

Achtergrondinformatie: Elke e-mail die TopRooster moet verzenden wordt ook daadwerkelijk verzonden. Storingen daargelaten is ons systeem robuust en bijzonder streng getest. Toch kan het zijn dat er iets misgaat met een verzonden e-mail. Dat komt omdat er tussen TopRooster en uw mailbox heel veel gebeurt. Zo reist de e-mail eerst naar een professionele e-maildienst, waar wij – de makers van TopRooster – een abonnement hebben om enorme aantallen e-mails per dag te mogen versturen. Die e-maildienst stuurt daarna de e-mail door naar u. Omdat die e-maildienst als een goed aangeschreven professionele partij bekend staat bij alle grote spamfilters, wordt daarmee het risico dat het e-mailtje dat naar u onderweg is als spam wordt aangemerkt aanzienlijk verkleind. Maar dat risico is nooit nul. En uw e-mailtje zal nog vele mailservers op ‘het grote boze internet’ moeten passeren, voordat het bij u arriveert. Er is dus altijd een risico, hoe klein ook, dat het mailtje toch ergens het label ‘spam’ of ‘misschien spam’ krijgt, waardoor het bij u in uw spambox wordt geplaatst. Of erger, eerder al ergens met een label ‘100% spam’ eenvoudigweg wordt tegengehouden, en dan komt het gewoon nooit bij u aan. Wij van TopRooster versturen dus alle e-mails die verstuurd moeten worden en wij doen er alles aan om het spamrisico te verkleinen, maar zoals gezegd is dat risico nooit nul. Samengevat (en dat geldt niet alleen voor e-mails van TopRooster): niemand kan garanderen dat een verstuurde e-mail aankomt.

Jazeker. Op een Windows-computer kunt u de Control-toets ingedrukt houden, terwijl u aan het scrolwieltje van uw muis draait. Daarmee vergroot en verkleint u het beeld. In plaats van het scrolwieltje kunt u ook op de plus [+] en de min [-] typen (terwijl u dus de Control-toets blijft vasthouden). Met de nul [0] gaat het beeld terug naar standaard. Op een Apple-computer is het niet de Control- maar de Command-toets die u moet vasthouden.

N.B.: Dit werkt op iedere website!

(1) U kunt het helemaal zelf regelen door naar het inlogscherm te gaan en daar te klikken op ‘Bent u uw wachtwoord vergeten?’. Als u die procedure volgt bent u klaar.

Of (2) u kunt ook uw roosterbeheerder vragen om u een e-mail te sturen met een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen (via die link komt u direct uit bij stap 4 van de genoemde handleiding; dat zijn voor u dus minder stappen en dat vindt u wellicht eenvoudiger). En verwacht u een e-mail die maar niet komt? Kijk dan ook even in uw spambox.

Jazeker. Het heeft voor- en nadelen en we zouden dat hier tot in detail allemaal kunnen bespreken, maar dat doen we niet. Onder de streep is het een algemeen aanvaarde aanmeldwijze die gemak geeft en veilig is. Weet ook dat als u zich bijvoorbeeld met uw Facebook-account bij TopRooster aanmeldt, dat TopRooster daardoor niet uw Facebook-wachtwoord komt te weten, noch bij uw Facebookgegevens kan komen, laat staan iets zou kunnen posten daar. Dat alles is volledig afgeschermd. Het enige dat TopRooster doet is het unieke ID van uw Facebook-account koppelen aan een uniek account binnen TopRooster. Zodat als u terugkomt en u zich weer bij TopRooster aanmeldt met uw Facebook-account, u in uw eigen TopRooster-account terecht komt. Er vindt dus geen enkele uitwisseling plaats van welke persoonlijke gegevens dan ook, anders dan dat TopRooster u telkens herkent als de persoon die hoort bij uw TopRooster-account. Kan het nog veiliger? Ja hoor, met Two Factor Authentication (2FA) bijvoorbeeld, zodat u naast uw social media account of wachtwoord nog een extra code nodig hebt om toegang te verkrijgen. Is dat nodig? Wij denken van niet als het ‘slechts’ om de toegang tot TopRooster gaat, maar dat is natuurlijk aan u. TopRooster bewijst dat gebruiksvriendelijk roosteren bestaat.

Ja. Elke willekeurige roosterperiode kunt u exporteren naar een Excel-bestand, dus zelfs bijvoorbeeld ook een heel jaar. Als u wilt printen gaat het echter meestal om een week- of maandrooster. U exporteert (een gedeelte van) een rooster via de optie Rooster exporteren; die optie vindt u onderaan in elk actie-menu van de dag, de week en de maand. Met behulp van Microsoft Excel of compatibele andere software voert u desgewenst nog wijzigingen door in dat bestand en kunt u het printen.

Om te kunnen inloggen zijn een e-mailadres en wachtwoord nodig (even los van inloggen met een social media account; zie elders). De kortste weg is daarom om voor die Gebruiker een gratis e-mailadres aan te maken bij bijvoorbeeld Outlook.com of Gmail.com. En omdat u die mailbox aanmaakt, hebt u er ook toegang toe; doe dan meteen ook alvast het volgende: (1) voeg dat nieuwe e-mailadres toe in het account van die Gebruiker in TopRooster, (2) klik in TopRooster in zijn account op de knop Stuur link wijzig wachtwoord en (3) klik op de link in die ontvangen e-mail om meteen alvast een wachtwoord voor deze Gebruiker in te stellen.

Tip: gebruik voor de e-mailbox en voor de TopRooster-toegang hetzelfde wachtwoord (TopRooster vereist: 8 tot 16 karakters, hoofdletter, kleine letter, cijfer en een ‘vreemd teken’ zoals een uitroepteken).

(1) U wijzigt het e-mailadres van die Gebruiker tijdelijk in een ander e-mailadres waartoe u toegang hebt. Let Op: Gebruik een e-mailadres dat nog nergens in TopRooster bekend is, omdat er anders koppelingen worden gemaakt die u niet wenst. (2) Vervolgens klikt u in het account van die Gebruiker op de knop Stuur link wijzig wachtwoord. En omdat u toegang hebt tot dat mailaccount, kunt u (3) in de e-mail die u daar ontvangt op de link klikken om het wachtwoord voor die Gebruiker in te stellen. Let op: Als dat is gebeurd wordt u direct daarna als die Gebruiker ingelogd in TopRooster. (4) U dient daarom vervolgens uit te loggen en weer als Beheerder in te loggen. Vergeet daarna niet (5) het e-mailadres van de betreffende Gebruiker terug te zetten. Daarna kan die Gebruiker voortaan inloggen met zijn eigen e-mailadres en het wachtwoord dat u voor hem instelde.

U gaat met Gebruikersgroepen werken als u duidelijk gescheiden groepen Gebruikers hebt en als u wilt voorkomen dat een Gebruiker uit de ene groep zich voor een dienst inroostert die alleen voor Gebruikers uit een andere Gebruikersgroep is bedoeld. Maar uit ervaring kunnen wij u vertellen dat de ‘kok’ heus wel weet dat hij zich niet moet inroosteren voor een ‘schoonmaakdienst’. En andersom. Mocht uw roosterbehoefte nou dermate groot en/of complex zijn dat u met die Gebruikersgroepen orde in het grote geheel wilt scheppen, tja, dat kan dan prima en dan werkt die functie uitstekend. Maar houd er dan wel rekening mee dat u extra werk hebt, omdat u zowel alle Gebruikers als alle Regellabels moet koppelen aan één of verschillende Gebruikersgroepen. Dat kost een Beheerder extra tijd en hij moet heel secuur werken, want een foutje is immers snel gemaakt met als gevolg dat Gebruikers zich niet kunnen inroosteren daar waar ze dat wel zouden moeten kunnen, of andersom. Daarom adviseren wij: gebruik de functie Gebruikersgroepen alleen als het echt nodig is.

Als u een plekje in het rooster blokkeert, dan geeft u daarmee aan dat u daar niemand nodig hebt. Niemand kan zich daar dan inroosteren. Bovendien telt dat plekje dan niet mee als inroosterplek, dus ook niet als open of bezet in de statistieken. Eigenlijk bestaat dat plekje dan gewoon niet meer.

‘Op slot’ is iets heel anders en staat er helemaal los van: als u een plekje, regel, dag, week en/of maand op slot zet, bevriest u als het ware dat gedeelte van het rooster. Niemand kan daar dan nog wijzigingen aanbrengen (behalve dan de Beheerder(s)). Er kan dan dus niet meer worden ingeroosterd en niet meer worden uitgeroosterd; het rooster is bevroren en zal niet meer veranderen.
N.B.: Via Beheer, Roosterinstellingen definieert u bij Aantal dagen niet uitroosteren een periode voorafgaand aan een inroostering, waarin Gebruikers zichzelf niet meer mogen uitroosteren. Inroosteren kan in die periode dan nog wel gewoon, maar uitroosteren niet meer. Dit is een nuttige functie waarmee u voorkomt dat uw rooster op het laatste moment nieuwe open diensten krijgt, zonder dat u de inroostermogelijkheid hoeft uit te zetten.

N.B.: Er zijn twee situaties waarin diensten automatisch ‘Op slot’ gaan staan:
1. Als u bij Beheer, Roosterinstellingen bij Gebruikers mogen in het verleden roosteren geen vinkje hebt staan, dan staan alle open diensten (lees: de inroosterknoppen) die zich in het verleden (dus ‘eerder dan vandaag’) in het rooster bevinden, automatisch op slot. Daardoor kunnen Gebruikers geen wijzigingen in een voorbije periode aanbrengen.
2. Als u Gebruikersgroepen gebruikt, zien Gebruikers open diensten (lees: inroosterknoppen) die niet bij hun eigen Gebruikersgroepen horen als ‘Op slot’. Daardoor zien ze nooit inroosterknoppen die niet voor hen bedoeld zijn.

Nadat u hebt geklikt op Mijn TopRooster in de oranje balk bovenaan, ziet u helemaal rechts en redelijk bovenaan twee knoppen: Week en Maand. Klik op Week. Boven het rooster staat dan in extra grote letters ‘Week x’ (waarbij x het weeknummer is). Direct links daarvan staat het menu Week-acties (de drie liggende oranje streepjes); in dat menu vindt u de optie Weekrooster kopiëren.

Jawel hoor: kopieer niet per regel, maar kopieer een hele dag (of liever nog een hele week) in één keer naar één of verschillende plekken in het rooster. Let daarbij op de vinkjes bovenaan waarmee u kunt aangeven wat er wel en wat er niet meegekopieerd moet worden, zoals inroosteringen en blokkeringen.

N.B.: Als u dus bijvoorbeeld een week naar drie andere weken wilt kopiëren, dan zijn dat geen drie losse kopieer-acties, maar kan u dat in één keer doen door achter elkaar de ‘bestemmingsweken’ allemaal aan te klikken voordat u op OK klikt (zelfs in één keer naar een aantal weken dat verspreid is over verschillende maanden).

Jazeker. U kunt gewoon dubbelklikken op die informatie om direct in dat venster terecht te komen.

Klik daarvoor op de knop Toon groepen rechtsboven in het rooster. Er verschijnt dan een kolom Gebruikersgroepen links van de kolom Regellabel. TopRooster bewijst dat gebruiksvriendelijk roosteren bestaat.