Kan ik roosters exporteren en printen?
Ja. Elke willekeurige roosterperiode kunt u exporteren naar een Excel-bestand, dus zelfs bijvoorbeeld ook een heel jaar. Als u wilt printen gaat het echter meestal om een week- of maandrooster. U exporteert (een gedeelte van) een rooster via de optie Rooster exporteren; die optie vindt u onderaan in elk actie-menu van de dag, de week en de maand. Met behulp van Microsoft Excel of compatibele andere software voert u desgewenst nog wijzigingen door in dat bestand en kunt u het printen.
Hoe kan ik een Gebruiker die geen e-mailadres heeft toch toegang geven tot TopRooster?
Om te kunnen inloggen zijn een e-mailadres en wachtwoord nodig (even los van inloggen met een social media account; zie elders). De kortste weg is daarom om voor die Gebruiker een gratis e-mailadres aan te maken bij bijvoorbeeld Outlook.com of Gmail.com. En omdat u die mailbox aanmaakt, hebt u er ook toegang toe; doe dan meteen ook alvast het volgende: (1) voeg dat nieuwe e-mailadres toe in het account van die Gebruiker in TopRooster, (2) klik in TopRooster in zijn account op de knop Stuur link wijzig wachtwoord en (3) klik op de link in die ontvangen e-mail om meteen alvast een wachtwoord voor deze Gebruiker in te stellen.
Tip: gebruik voor de e-mailbox en voor de TopRooster-toegang hetzelfde wachtwoord (TopRooster vereist: 8 tot 16 karakters, hoofdletter, kleine letter, cijfer en een ‘vreemd teken’ zoals een uitroepteken).
Hoe kan ik een wachtwoord instellen voor één van mijn Gebruikers?
(1) U wijzigt het e-mailadres van die Gebruiker tijdelijk in een ander e-mailadres waartoe u toegang hebt. Let Op: Gebruik een e-mailadres dat nog nergens in TopRooster bekend is, omdat er anders koppelingen worden gemaakt die u niet wenst. (2) Vervolgens klikt u in het account van die Gebruiker op de knop Stuur link wijzig wachtwoord. En omdat u toegang hebt tot dat mailaccount, kunt u (3) in de e-mail die u daar ontvangt op de link klikken om het wachtwoord voor die Gebruiker in te stellen. Let op: Als dat is gebeurd wordt u direct daarna als die Gebruiker ingelogd in TopRooster. (4) U dient daarom vervolgens uit te loggen en weer als Beheerder in te loggen. Vergeet daarna niet (5) het e-mailadres van de betreffende Gebruiker terug te zetten. Daarna kan die Gebruiker voortaan inloggen met zijn eigen e-mailadres en het wachtwoord dat u voor hem instelde.
Waarom zou ik Gebruikersgroepen wel of juist niet gaan gebruiken?
U gaat met Gebruikersgroepen werken als u duidelijk gescheiden groepen Gebruikers hebt en als u wilt voorkomen dat een Gebruiker uit de ene groep zich voor een dienst inroostert die alleen voor Gebruikers uit een andere Gebruikersgroep is bedoeld. Maar uit ervaring kunnen wij u vertellen dat de ‘kok’ heus wel weet dat hij zich niet moet inroosteren voor een ‘schoonmaakdienst’. En andersom. Mocht uw roosterbehoefte nou dermate groot en/of complex zijn dat u met die Gebruikersgroepen orde in het grote geheel wilt scheppen, tja, dat kan dan prima en dan werkt die functie uitstekend. Maar houd er dan wel rekening mee dat u extra werk hebt, omdat u zowel alle Gebruikers als alle Regellabels moet koppelen aan één of verschillende Gebruikersgroepen. Dat kost een Beheerder extra tijd en hij moet heel secuur werken, want een foutje is immers snel gemaakt met als gevolg dat Gebruikers zich niet kunnen inroosteren daar waar ze dat wel zouden moeten kunnen, of andersom. Daarom adviseren wij: gebruik de functie Gebruikersgroepen alleen als het echt nodig is.
Wat is het verschil tussen 'Blokkeren' en 'Op slot'?
Als u een plekje in het rooster blokkeert, dan geeft u daarmee aan dat u daar niemand nodig hebt. Niemand kan zich daar dan inroosteren. Bovendien telt dat plekje dan niet mee als inroosterplek, dus ook niet als open of bezet in de statistieken. Eigenlijk bestaat dat plekje dan gewoon niet meer.
‘Op slot’ is iets heel anders en staat er helemaal los van: als u een plekje, regel, dag, week en/of maand op slot zet, bevriest u als het ware dat gedeelte van het rooster. Niemand kan daar dan nog wijzigingen aanbrengen (behalve dan de Beheerder(s)). Er kan dan dus niet meer worden ingeroosterd en niet meer worden uitgeroosterd; het rooster is bevroren en zal niet meer veranderen.
N.B.: Via Beheer, Roosterinstellingen definieert u bij Aantal dagen niet uitroosteren een periode voorafgaand aan een inroostering, waarin Gebruikers zichzelf niet meer mogen uitroosteren. Inroosteren kan in die periode dan nog wel gewoon, maar uitroosteren niet meer. Dit is een nuttige functie waarmee u voorkomt dat uw rooster op het laatste moment nieuwe open diensten krijgt, zonder dat u de inroostermogelijkheid hoeft uit te zetten.
N.B.: Er zijn twee situaties waarin diensten automatisch ‘Op slot’ gaan staan:
1. Als u bij Beheer, Roosterinstellingen bij Gebruikers mogen in het verleden roosteren geen vinkje hebt staan, dan staan alle open diensten (lees: de inroosterknoppen) die zich in het verleden (dus ‘eerder dan vandaag’) in het rooster bevinden, automatisch op slot. Daardoor kunnen Gebruikers geen wijzigingen in een voorbije periode aanbrengen.
2. Als u Gebruikersgroepen gebruikt, zien Gebruikers open diensten (lees: inroosterknoppen) die niet bij hun eigen Gebruikersgroepen horen als ‘Op slot’. Daardoor zien ze nooit inroosterknoppen die niet voor hen bedoeld zijn.
Ik kan regels en dagen kopiëren, maar ik zie nergens hoe ik weken kan kopiëren. Waar zit die optie?
Nadat u hebt geklikt op Mijn TopRooster in de oranje balk bovenaan, ziet u helemaal rechts en redelijk bovenaan twee knoppen: Week en Maand. Klik op Week. Boven het rooster staat dan in extra grote letters ‘Week x’ (waarbij x het weeknummer is). Direct links daarvan staat het menu Week-acties (de drie liggende oranje streepjes); in dat menu vindt u de optie Weekrooster kopiëren.
Ik ben veel tijd kwijt aan het kopiëren van alle Regels / Regellabels naar andere dagen waar ik die regels ook nodig heb. Kan dat niet efficiënter?
Jawel hoor: kopieer niet per regel, maar kopieer een hele dag (of liever nog een hele week) in één keer naar één of verschillende plekken in het rooster. Let daarbij op de vinkjes bovenaan waarmee u kunt aangeven wat er wel en wat er niet meegekopieerd moet worden, zoals inroosteringen en blokkeringen.
N.B.: Als u dus bijvoorbeeld een week naar drie andere weken wilt kopiëren, dan zijn dat geen drie losse kopieer-acties, maar kan u dat in één keer doen door achter elkaar de ‘bestemmingsweken’ allemaal aan te klikken voordat u op OK klikt (zelfs in één keer naar een aantal weken dat verspreid is over verschillende maanden).
Ik pas heel vaak Regellabels en Dag-informatie aan en daarvoor ga ik steeds via het menu Regel-acties en Dag-acties naar dat venster waar ik wijzigingen kan intypen. Kan dat niet handiger?
Jazeker. U kunt gewoon dubbelklikken op die informatie om direct in dat venster terecht te komen.
Hoe kan ik snel en overzichtelijk in één keer zien of ik de toewijzing van de Gebruikersgroepen aan de regels goed heb geconfigureerd?
Klik daarvoor op de knop Toon groepen rechtsboven in het rooster. Er verschijnt dan een kolom Gebruikersgroepen links van de kolom Regellabel.
TopRooster bewijst dat gebruiksvriendelijk roosteren bestaat.